Despesas dos  funcionários

Para todas as despesas recebidas em formato digital, normalmente por e-mail e/ou em formato PDF, os utilizadores podem carregar essas despesas na sua conta Captio de duas formas: carregando o PDF ou reencaminhando-o por e-mail.

Também pode enviar as suas despesas de empresa a partir do seu scanner ou impressora multifunções para a sua conta Captio, garantindo as condições de aprovação.

Os utilizadores podem pedir adiantamentos para as suas despesas de viagem

As ajudas de custo funcionam como uma categoria. Crie, atribua e faça a gestão das ajudas de custo de acordo com as necessidades da sua empresa.

Crie despesas de quilometragem com o Google Maps que são calculadas automaticamente ao introduzir o percurso. Pode-se definir percursos habituais ou selecionar viagens de ida e volta.

Com esta funcionalidade, pode-se pedir mais informações aos utilizadores quando comunicam despesas, geram relatórios ou solicitam viagens.

Oferecemos 9 tipos diferentes de campos personalizados:

1. De texto. Este campo permite perguntar de forma aberta à pessoa que comunica a despesa sobre algo específico. Por exemplo: pode perguntar detalhes de uma despesa concreta que tenha sido imputada à categoria “outras despesas”.
2. De data. Embora não seja habitualmente utilizado ao nível da despesa, poderá querer ativar um campo de data personalizado ao nível do relatório. Por exemplo: data de início do congresso.
3. De número inteiro. A resposta a este campo personalizado é numérica; por exemplo, pode-se pedir à pessoa que comunica a despesa ou o relatório que indique o número de projeto interno que lhe corresponde.
4. De número decimal. Poderá estar interessado em receber uma resposta numérica exata, por exemplo, somar os quilómetros e as casas decimais indicados pelo conta-quilómetros do carro ao comunicar as despesas de combustível; para isso, pode pedir que juntem números com casas decimais.
5. De lista de valores. Este campo serve para mostrar à pessoa que comunica a despesa uma lista predefinida de respostas possíveis. Por exemplo, se for feita uma visita comercial, pode mostrar uma lista dos seus clientes para selecionar o adequado.
6. De lista de registos. Imagine que uma pessoa comunica uma despesa em que convida 4 pessoas para almoçar e está interessada em saber vários dados sobre cada convidado (de que empresa é, como se chama e que cargo ocupa, por exemplo). Para poder introduzir estas despesas, pode utilizar um campo de lista de registos personalizado, onde cada item será aberto para poder responder com diferentes campos de texto.
7. De tipo Sim/Não. Este campo personalizado é muito útil quando a sua pergunta é fechada e um simples sim ou não é suficiente. Por exemplo: Esta despesa é dedutível?
8. Campo personalizado combinado. O campo combinado permite agrupar vários campos personalizados de qualquer tipo (texto, numérico, etc.) para refletir uma única rubrica. (por exemplo, para uma despesa de hotel; despesas suplementares específicas: data; lavandaria, comentários)
9. De eixo analítico. Permite editar quem (grupos) poderá visualizar determinados valores. Desta forma, cada utilizador poderá ver valores diferentes e não todos os valores criados com base em projetos ou outros valores personalizados.

Diferença entre despesas reembolsáveis (dinheiro, cartão próprio) e não reembolsáveis (cartão corporativo) para facilitar a liquidação.

Para facilitar a contabilização e a classificação de despesas, poderá criar tantas categorias e subcategorias quantas forem necessárias e limitar as despesas reembolsáveis à quantidade máxima que considerar.

A nossa tecnologia ICR reconhece os campos de data, montante e fornecedor, pelo que não é necessário calcular a informação das despesas à mão.

A extração bem-sucedida das informações do QR permite uma leitura de maior qualidade dos dados extraídos do ticket. La funcionalidad se ha desarrollado para funcionar sin necesidad de tomar fotografías adicionales del ticket, ya que puede leer los códigos QR incluso si la imagen es del ticket completo y el código QR es pequeño o no está centrado

As despesas são capturadas com a câmara do telemóvel; a nossa tecnologia converterá a imagem em texto para digitalizar a informação.