O controlo das despesas da empresa é mais fácil se forem aplicados determinados métodos, por exemplo:

• Utilizar um software de gestão de despesas: Um software de gestão de viagens e despesas permite à sua organização automatizar a monitorização de despesas, a digitalização de recibos, a categorização das despesas e as atribuições. Manter um registo digital: Digitalizar os recibos, as faturas e quaisquer documentos relacionados com as despesas através das aplicações de digitalização ou sistemas de gestão de documentos.
• Utilizar rastreadores de quilometragem: Utilizar aplicações de controlo de quilometragem para registar e calcular com precisão a distância percorrida nas viagens da organização.
• Aplicar políticas de despesas: Estabelecer políticas de despesas claras que indiquem as despesas reembolsáveis, o processo que as justifica e os limites de despesas.
• Conciliar regularmente a informação relativa às despesas: Verifica e concilia regularmente a informação das despesas para garantir a sua exatidão e detetar discrepâncias ou possíveis áreas de melhoria.
• Organizar a documentação das despesas: Mantém um sistema organizado para armazenar e classificar os documentos relacionados com as despesas para que possam ser facilmente recuperados e auditados.

Numa viagem de negócios, geralmente considera-se como despesa comercial os elementos seguintes:

• Transporte: Os custos associados a voos, comboios, aluguer de viaturas, táxis ou serviços de boleia partilhada para fins comerciais.
• Alojamento: As despesas relacionadas com alojamento em hotéis durante a viagem de negócios.
• Refeições: As despesas com comida e bebida incorridas durante a viagem empresarial.
• Atividades: Despesas de reuniões com clientes, eventos de networking ou de outras atividades que tenham relação com a empresa.
• Comunicação: Chamadas telefónicas, Internet ou outros serviços de comunicação necessários para a realização de transações comerciais durante a viagem.
• Circunstanciais: Despesas diversas, como gorjetas, despesas de estacionamento, taxas de bagagem ou de vistos, diretamente relacionadas com a viagem empresarial.
• Outras despesas específicas: Despesas diretamente relacionadas com o propósito da viagem empresarial, como taxas de inscrição em conferências, aluguer de equipamentos ou materiais relacionados com a empresa.

As despesas faturáveis são aquelas incorridas durante uma viagem de negócios que podem ser repercutidas diretamente num cliente. Trata-se de despesas geralmente são reembolsadas pelo cliente e podem incluir despesas de transporte, alojamento, refeições e atividades diretamente relacionadas com as reuniões realizadas com o cliente ou com os seus projetos.

As despesas não faturáveis são aquelas que não podem ser repercutidas diretamente no cliente. Estas despesas geralmente são cobertas pela empresa, podendo ser decorrentes de reuniões internas da equipa, sessões de formação ou despesas incorridas por atividades não relacionadas com os clientes durante a viagem de negócios.

É importante consultar as políticas e diretrizes da empresa para entender como são geridas as despesas de viagem faturáveis e não faturáveis e qual documentação deve ser enviada para justificar um reembolso ou uma faturação.

Depende das políticas e práticas de cada empresa. Os funcionários devem adiantar as despesas de viagem do seu próprio bolso ou realizá-las com cartões de crédito para empresas. Terminada a viagem, apresentam as notas de despesas e os comprovativos para o reembolso ou pagamento direto. O reembolso pode ser processado através do recibo de vencimento ou de um sistema de reembolso de despesas independente, de acordo com as políticas de reembolso da empresa e dos limites de despesa estabelecidos.

É importante se familiarizar com os protocolos específicos da empresa e seguir as diretrizes relativas a pagamentos e reembolsos de despesas de viagem.

Algumas formas de poupar dinheiro nas viagens empresariais são as seguintes:

• Planear: Reserve voos e alojamento com suficiente antecedência para beneficiar de tarifas mais baixas.
• Incentivar as despesas responsáveis: Transmita aos seus funcionários a importância de calcular as despesas ao planear a viagem, por exemplo, escolhendo voos baratos ou ficando em alojamentos que ofereçam preços razoáveis.
• Aproveitar os programas de recompensas: Utilize os programas de fidelidade oferecidos pelas companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguer de veículos para acumular pontos ou quilómetros que podem ser trocados em viagens futuras.
• Aplicar políticas de viagem: Estabeleça políticas e diretrizes que definam quais despesas são permitidas, qual é o limite de despesa e quais fornecedores ou plataformas de reserva são preferidos.
• Incentivar as reuniões virtuais: Sempre que possível, considere as ferramentas de videoconferência como uma alternativa às reuniões presenciais para reduzir os custos e o impacto ambiental das viagens.
• Negociar as tarifas: Negoceie as tarifas da empresa com os hotéis, companhias aéreas ou empresas de aluguer de veículos para garantir preços reduzidos nas suas viagens empresariais.
• Controlar e analisar as despesas: Verifique e analise regularmente as despesas de viagem para detetar oportunidades de poupança, analisar padrões de despesas e tomar decisões informadas sobre orçamentos e políticas de viagem.

Com estas estratégias, as empresas conseguem gerir as despesas de forma eficaz e otimizar a poupança sem comprometer a qualidade da viagem.

Um software de gestão de viagens oferece diversas vantagens às empresas, como:

• Processos de reserva mais ágeis: O software de gestão de viagens simplifica o processo de reserva, facilitando aos funcionários a pesquisa e o processo de reserva de voos, hotéis e aluguer de viaturas numa só plataforma, poupando tempo e esforço.
• Controlo de custos: Com o software de gestão de viagens, as empresas podem aplicar políticas de viagem, definir limites de despesas e aceder a tarifas negociadas, garantindo assim o controlo de custos e o cumprimento das restrições orçamentais.
• Aplicação das políticas: O software de gestão de viagens permite que as empresas estabeleçam e apliquem políticas de viagem, garantindo que os funcionários cumpram as diretrizes e façam as reservas de acordo com as normas.
• Monitorização e relatórios de despesas: O software de gestão de viagens, geralmente integrado nos sistemas de gestão de despesas, facilita a monitorização das despesas relacionadas com as viagens e permite a geração de relatórios pormenorizados face aos reembolsos e à análise financeira.
• Maior visibilidade e transparência: Com um software de gestão de viagens, as empresas contam com informação em tempo real das reservas e das despesas de viagem, permitindo monitorizar e gerir com eficácia as atividades relacionadas.
• Dever de cuidado: O software de gestão de viagens pode ajudar a garantir a segurança dos funcionários através de alertas de viagem, dados de contacto de emergência e funções de monitorização dos viajantes.
• Análise e conhecimento estratégico: O software de gestão de viagens oferece funções analíticas e de elaboração de relatórios, permitindo que as empresas obtenham conhecimentos estratégicos sobre os padrões, despesas e tendências das viagens, o que, por sua vez, facilita a tomada de decisão e a otimização de custos.

O custo médio de uma viagem empresarial pode variar muito, dependendo de vários fatores, como o destino, a duração, o objetivo, o setor e as políticas da empresa. De acordo com vários estudos e relatórios, uma viagem de âmbito nacional nos Estados Unidos pode variar, em média, entre 1.000 e 2.500 dólares por viajante, incluindo voos, hotel, refeições, deslocações e despesas diversas. As viagens internacionais tendem a ser mais caras, com um custo médio que se situa entre 3.000 e 5.000 dólares por viajante.